PROYECTOS
Krion | Gestor viajes
La digitalización del sistema de gestión de viajes en una empresa global
El proyecto
Krion es una compañía global que pertenece al Grupo PORCELANOSA. Es una marca líder en el desarrollo de superficies sólidas que responden a necesidades hasta ahora no cubiertas a través de soluciones estéticas, funcionales y sostenibles. Sus esfuerzos están dirigidos al servicio de mercados tan diversos como retail y Supermercados, Hoteles, Oficinas y atención al cliente, Sanidad y Laboratorios, Espacios Públicos, Transportes… Su finalidad es impulsar a promotores, contracts, transformadores, industriales, arquitectos, interioristas y diseñadores a mejorar la sociedad y la calidad de vida de las personas, a través de sus superficies Sin Límites, que combinan el nivel estético, funcional y sostenible.
De esta forma, Krion está a la vanguardia de las tendencias predominantes en la actualidad y es el material ideal en el ámbito de la creación de espacios funcionales.
Debido a su carácter internacional, la empresa necesitaba una plataforma tecnológica que sirviera para gestionar de manera eficiente todos los viajes que se realizaban dentro de la compañía a los diferentes países.
Hasta este momento, toda la gestión de viajes, tanto nacionales como internacionales, se hacía a través de un proceso excesivamente manual y tedioso, que provocaba la pérdida de validaciones de las distintas partes involucradas en algunas ocasiones, la aparición de errores y, sobre todo, un exceso de tiempo invertido que hacía que el flujo de trabajo no fuera eficiente y adoleciese de datos sobre los que analizar errores en el proceso y control en tiempo real de la realidad de la empresa en este ámbito.
El reto
La principal complejidad para el desarrollo de la nueva plataforma tecnológica de viajes de Krion, era crear una estructura que integrara de forma transversal a todos los agentes que debían intervenir en el proceso y satisfacer tanto las necesidades presentes de la marca, como estar preparada para adecuarse a las futuras. Con esta premisa en mente, hemos conseguido que este desarrollo tecnológico evolucione de un gestor de viajes a una herramienta mucho más transversal, principalmente, dentro del área comercial.
Para llevar a cabo el proyecto, planteamos un sistema de validación por secciones y niveles para los viajes y las visitas que recibe la compañía a sus instalaciones, así como un sistema de reports con avisos y notificaciones para que todos los viajes pudieran ser validados, registrados y justificados, reduciendo así el tiempo habitual de gestión de este proceso y manteniendo toda la información asociada a un viaje perfectamente documentada, trazada y disponible para los diferentes roles de usuarios existentes en la plataforma.
El desarrollo cuenta con tres apartados muy diferenciados y cada uno de ellos responde a una necesidad concreta:
1. Gestor de viajes: es una herramienta capaz de gestionar solicitudes de viajes, que cuenta con distintos niveles de validación, notificación a los usuarios y landings externas sin necesidad de login. Asimismo crea reports tras los viajes, lo que permite tener toda la documentación del mismo, medir su rentabilidad y permitir a departamentos como Recursos Humanos saber dónde se encuentra cada trabajador, para poder entender posibles riesgos y cambios laborales.
2. Gestor de visitas: a través de esta herramienta, conseguimos registrar la información necesaria para programar las visitas de los clientes o comerciales a las fábricas de Krion. Del mismo modo, también cuenta con diferentes niveles de validación preconfigurados, landings de validación y conexión con eventos de Outlook o Google Calendar.
3. Gestor de actas de visitas: se trata de una herramienta que facilita la gestión de una reunión, por lo que dispone de notificaciones de confirmación/denegación de asistencia, landings de validación/confirmación y generación automática de actas, con lo que supone una gran mejora en la eficacia de las reuniones comerciales.
“La plataforma desarrollada por Pinchaaqui.es nos ha permitido ser más eficientes y ágiles en las distintas áreas involucradas de la empresa, a la vez que tenemos mayor conocimiento en tiempo real de nuestra actividad internacional”
Isidro Rochera Cejudo – Dirección Operaciones en KRION Porcelanosa Solid Surface
La solución
El desarrollo a medida de esta herramienta tecnológica ha permitido a Krion agilizar su trabajo interno, reduciendo el margen de errores y alcanzando algunos hitos relevantes para la marca:
1. La experiencia de usuario, en el centro del proyecto: trabajamos en este desarrollo teniendo en mente la experiencia de navegación del usuario, que queríamos que fuera lo más fluída posible, ágil y le permitiera cumplir todos sus objetivos, familiarizándose con una interfaz fácil e intuitiva. Cabe destacar su perfecto funcionamiento a través de cualquier dispositivo, ya sea desktop o mobile.
2. Información en tiempo real: la programación de la plataforma ha permitido a todos los agentes involucrados en el proceso, conocer en tiempo real toda la actividad internacional de la empresa, viajes, reuniones, visitas a fábricas y eficacia de todos los procesos comerciales.
3. Optimización de recursos: la arquitectura de web planteada ha conseguido facilitar la clasificación lógica de información, haciendo posible que las peticiones a la BBDD y los recursos, estén completamente optimizados.
4. Máxima escalabilidad y versatilidad: el desarrollo tecnológico ha permitido que sea un proyecto vivo que ha ido creciendo con el tiempo y contando con nuevas funcionalidades integradas, ya que nuestra máxima prioridad fue potenciar la escalabilidad y versatilidad del mismo para desarrollar una herramienta que no sólo se adaptase a las necesidades del presente, si no a la lógica evolución del futuro.